SAP 컨커. 자동 경비처리 시스템

출장갈 때 경비처리 가장 쉽게 하는 방법은?

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심재석 | 2019년 9월 20일

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자, 당신이 해외 출장을 간다고 하자. 항공권과 호텔을 예약해야 하고, 집에서 공항까지, 현지 공항에서 숙소와 미팅 장소까지의 교통편을 모두 준비해둬야 한다. 식사, 입장료 등 다양한 비용도 수반된다.

이렇게 사용한 비용은 회사에 경비로 보고하고 정산받아야 하기 때문에 영수증 하나하나 꼼꼼히 챙겨야 한다. 출장 현지에서 호텔방에 앉아 매일 영수증을 모아 비용과 내역을 파일로 정리하거나, 일주일 출장이 끝나고 나서 출근한 후 수십장 쌓인 영수증에 하루종일 파묻혀야 할지도 모르겠다.

모든 기업의 임직원들은 경비를 쓴다. 출장을 가기도 하고, 고객이나 파트너와 식사나 차를 곁들인 미팅을 하기도 하며, 때로는 회식도 한다. 비행기나 택시와 같은 교통수단에 비용을 쓰며, 업무에 필요한 각종 물품을 구매하기도 한다.

이렇게 사용된 비용은 회계상으로 적절히 처리돼야 하고, 불필요한 낭비는 없는지 관리도 해야 한다. 보통 재무팀에서 이와 같은 일을 한다. 그러나 경비관리는 간단한 업무가 아니다. 직원 개개인이 회사의 정책을 알지 못해 경비를 과도하게 사용해서 문제가 생기기도 하고, 경비를 사용한 증빙 자료를 챙기지 않아 골머리를 썩을 때도 있다. 경비를 사용할 때마다 증빙하고 인정받아야 하는 일반 직원들도 매우 귀찮고 많은 시간을 쓰게 하는 업무다.

‘디지털 트랜스포메이션’ 시대라고 하는데, 언제까지 영수증에 파묻혀야 할까.

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컨커는 이같은 문제를 해결하겠다고 등장한 기업이다. 경비처리를 디지털화 해서 경비를 관리하는 재무팀이나, 경비를 승인받아야 하는 임직원 모두 불필요한 업무를 줄이겠다는 것이 목표다. 1993년 미국에서 설립됐으나, 지난 2014년 83억달러에 SAP에 인수됐다.

컨커의 최대 강점은 전 세계에 포진한 파트너사다. 파트너사의 서비스를 이용하면 임직원이 별도의 경비처리 프로세스를 밟을 필요가 없다. 예를 들어 미국 출장에서 메리어트 호텔에서 머무르고, 우버를 타고 이동해 스타벅스에서 커피를 마셨다면 단 하나의 영수증도 경비 보고서도 필요없다. 메리어트 호텔, 우버, 스타벅스 모두 SAP컨커의 파트너이기 때문이다. SAP컨커는 세계 3000여개의 기업과 파트너십을 맺고 있다.

VAT IT와 같은 파트너는 컨커에 모인 영수증과 경비 내역을 집계하고, 그 중 해외에서 발생한 영수증을 추려내어 환급 받지 못했던 부가세를 그 나라 국가의 세무 당국에 환급 신청하고 대신 환급을 받아 주기도 한다.

한국에 진출한지 3년차인 컨커는 국내 기업들과의 파트너십을 확장하는 데에도 노력을 기울이고 있다. 19일에는 국내 모빌리티 최강자 카카오택시와 파트너십이 발표됐다.이에 따라 카카오택시를 법인택시로 이용하는 기업이 컨커를 사용하면 경비처리가 자동화된다.

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​안규진 카카오모빌리티 전무는 “글로벌 1위 출장 경비 관리 솔루션 SAP Concur와의 포괄적 상호 협력을 통해 기업 고객의 보다 편리한 업무 상 이동을 지원할 다양한 방안을 모색해 나가겠다.”며, “카카오 T 비즈니스는 앞으로도 기업의 관리자와 이용자가 모두 만족할 수 있는 서비스 제공을 위해 최선의 노력을 다할 것이다”라고 말했다.

컨커는 단순히 경비처리가 자동화 되는 것을 넘어 회사의 경비정책을 임직원이 위반하지 않도록 돕는 것도 특징이다. 예를 들어 회사에 밤 10시 이후에만 회사비용으로 택시를 이용할 수 있다는 정책이 있다면, 10시 이전에 탄 택시의 경우 자동으로 경비처리를 막는다.

일반 직원은 출장 시 이코노미석을 타고, 4성 이하의 호텔에 머물러야 한다는 규정이 있다면, 직원이 항공기 비즈니스석이나 5성급 호텔에 예약할 수 없도록 원천 차단한다. 회사 입장에서는 직원들이 규정을 위반하지 않도록 시스템화 하는 동시에 자동으로 비용을 통제할 수 있다.

앤디 왓슨 선임 부사장은 “한국은 세계 최고 수준의 IT 기술력을 갖췄음에도, 여전히 대다수 기업의 재무회계 업무는 수기 등 과거의 방식과 프로세스에 얽매인 경우가 많다”며, “빅데이터, 인공지능 등 신기술을 재무 관리 프로세스에 접목하면 가시적인 비즈니스 성과를 얻을 수 있을 뿐만 아니라, 기업 전반의 디지털 변혁 토대를 마련할 수 있다”고 설명했다.

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글. 바이라인네트워크

<심재석 기자>shimsky@byline.network